Co do zasady pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy. Termin urlopu ustala się zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem. Wyjątkiem jest urlop w okresie wypowiedzenia oraz, przy spełnieniu określonych warunków, urlop zaległy.
Kiedy pracodawca może narzucić termin urlopu?
Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a nie sposobem na rozliczanie braku zleceń lub chwilowego spadku pracy. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Pracodawca ustala go, uwzględniając wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy.
Jeżeli w firmie nie ma planu urlopów, termin powinien zostać uzgodniony z pracownikiem. Samo istnienie planu oznacza jednak, że pracodawca może wcześniej określić terminy urlopów. Nie daje mu natomiast swobody w nagłym kierowaniu pracownika na wolne wyłącznie dlatego, że aktualnie nie ma dla niego zadań.
Jednostronne wyznaczenie urlopu jest dopuszczalne przede wszystkim w następujących sytuacjach:
- Okres wypowiedzenia – na podstawie art. 1671 Kodeksu pracy pracownik musi wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w okresie wypowiedzenia. Dotyczy to urlopu bieżącego i zaległego.
- Urlop zaległy – zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że w celu wykonania tego obowiązku pracodawca może wydać wiążące polecenie wykorzystania zaległego urlopu.
- Termin wynikający z planu urlopów – jeżeli urlop został prawidłowo zaplanowany, pracownik powinien uwzględnić ustalony termin, o ile plan został podany do wiadomości zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.
W przypadku urlopu zaległego trzeba zachować ostrożność. Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy wskazuje, że pracodawca nie powinien samowolnie wyznaczać konkretnego terminu wbrew pracownikowi, poza przypadkiem okresu wypowiedzenia. Z kolei Sąd Najwyższy w wyrokach, między innymi z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) i 7 maja 2008 r. (II PK 313/07), uznawał możliwość udzielenia zaległego urlopu bez zgody pracownika, aby pracodawca wykonał obowiązek wynikający z art. 168 Kodeksu pracy. Przy sporze znaczenie mają więc dokładne okoliczności, termin i sposób wydania polecenia.
Plan urlopów a uzgadnianie terminu
Plan urlopów nie jest tym samym co indywidualny wniosek urlopowy. Plan tworzy pracodawca, ale powinien brać pod uwagę potrzeby pracowników i organizację pracy. Jeżeli planu nie ma, termin ustala się w porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach pracodawca może odmówić urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, gdy jego nieobecność zakłóciłaby pracę. Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do wyznaczenia dowolnego innego terminu bez uzgodnienia.
Inaczej wygląda sytuacja w okresie wypowiedzenia. Art. 1671 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy udzielić urlopu bez wniosku i bez zgody pracownika. Jeżeli pracodawca podejmie taką decyzję, pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop w wyznaczonym zakresie. Jeżeli urlop nie zostanie udzielony, po ustaniu zatrudnienia może powstać obowiązek wypłaty ekwiwalentu, o ile spełnione są ustawowe warunki.
Czy brak pracy oznacza przymusowy urlop?
Nie. Przestój nie jest podstawą do jednostronnego odebrania pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik pozostaje gotowy do pracy, ale nie może jej wykonywać z przyczyn dotyczących pracodawcy, zastosowanie może mieć art. 81 Kodeksu pracy.
W takim przypadku pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas przestoju. Przy wynagrodzeniu określonym stawką godzinową lub miesięczną podstawą jest ta stawka. Jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony, co do zasady przysługuje 60% wynagrodzenia, przy czym świadczenie nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Różnicę między najczęstszymi sytuacjami przedstawia tabela:
| Sytuacja | Czy można narzucić urlop? | Podstawa |
|---|---|---|
| Przestój z przyczyn dotyczących pracodawcy | Nie, jeżeli pracownik jest gotowy do pracy. Należy rozważyć rozliczenie przestoju. | Art. 81 k.p. |
| Okres wypowiedzenia | Tak, pracodawca może udzielić urlopu bez zgody pracownika. | Art. 1671 k.p. |
| Urlop zaległy | Może istnieć podstawa do wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu przed 30 września. | Art. 168 k.p. oraz orzecznictwo SN |
| Bieżący urlop poza wypowiedzeniem | Co do zasady nie, jeżeli termin nie wynika z planu urlopów ani z uzgodnienia. | Art. 163 k.p. |
Pracodawca może zaproponować wykorzystanie urlopu podczas przestoju, ale pracownik powinien wyrazić na to zgodę. Nie powinien też podpisywać wniosku urlopowego, jeżeli dokument nie odzwierciedla jego rzeczywistej decyzji.
Co zrobić, gdy pracodawca wywiera nacisk?
Najważniejsze jest ustalenie, czy chodzi o urlop bieżący, zaległy, termin z planu urlopów, okres wypowiedzenia czy rzeczywisty przestój. Następnie warto zachować komunikację w formie pisemnej, na przykład wiadomości e-mail.
W razie nacisków pracownik może podjąć następujące działania:
- Poinformować pisemnie, że pozostaje gotowy do pracy i nie składa wniosku urlopowego na wskazany termin.
- Poprosić o wskazanie podstawy prawnej oraz rodzaju urlopu, który pracodawca zamierza udzielić.
- Zachować wiadomości, polecenia, grafiki i inne dokumenty potwierdzające, że przyczyną nieobecności miał być brak pracy.
- Zażądać korekty ewidencji urlopu, jeżeli dni zostały odjęte mimo braku zgody i braku podstawy prawnej.
- Skontaktować się z Państwową Inspekcją Pracy, a w razie sporu o wynagrodzenie lub urlop rozważyć dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.
Pracodawca nie może też zmusić do urlopu bezpłatnego. Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy taki urlop jest udzielany wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Trudności finansowe firmy, brak zamówień ani zamknięcie zakładu nie zastępują tego wymogu.
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może zmusić do urlopu bezpłatnego?
Nie. Urlop bezpłatny wymaga pisemnego wniosku pracownika. Pracodawca nie może nakazać jego złożenia ani uzależniać dalszego zatrudnienia od podpisania takiego dokumentu.
Czy pracodawca musi wiedzieć, gdzie spędzam urlop?
Co do zasady nie. Pracownik nie ma obowiązku podawania miejsca wypoczynku. Jeżeli zachodzi podstawa do odwołania z urlopu, pracodawca może potrzebować kontaktu z pracownikiem, ale nie oznacza to automatycznie prawa do żądania dokładnego adresu pobytu.
Czy urlop na żądanie można narzucić?
Nie. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, ale korzysta się z niego z inicjatywy pracownika. Pracodawca nie może sam zakwalifikować dnia nieobecności jako urlopu na żądanie, aby rozliczyć przestój.
Czy pracodawca może odwołać z rozpoczętego urlopu?
Tak, ale tylko wtedy, gdy wystąpią nieprzewidziane wcześniej okoliczności, które wymagają obecności pracownika w zakładzie. Pracodawca powinien pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem.
Brak pracy nie pozwala pracodawcy dowolnie uszczuplać puli urlopowej pracownika. Jeżeli zatrudniony jest gotowy do pracy, a przeszkoda leży po stronie firmy, właściwym rozwiązaniem może być przestój i należne wynagrodzenie. Inne zasady dotyczą urlopu zaległego oraz urlopu udzielanego w okresie wypowiedzenia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Ocena konkretnej sytuacji zależy między innymi od dokumentów, planu urlopów, rodzaju umowy oraz przyczyny nieobecności.
