Arkusz spisu z natury potwierdza fizyczne przeliczenie i wycenę składników majątku firmy. Nie składa się go w urzędzie skarbowym, ale trzeba przechowywać go w dokumentacji przedsiębiorstwa i okazać podczas kontroli. Dokument powinien zawierać dane wymagane przez przepisy o prowadzeniu KPiR, ponieważ wpływa na prawidłowe ustalenie dochodu i podatku.
Czym jest spis z natury?
Spis z natury, nazywany także remanentem, to dokument wewnętrzny, w którym przedsiębiorca wykazuje rzeczywisty stan określonych składników majątku na konkretny dzień. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, wyroby gotowe, produkcję niezakończoną oraz braki i odpady, jeżeli podlegają ujęciu w spisie.
Wartość remanentu wpływa na ustalenie dochodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Znaczenie ma różnica między wartością spisu na początku i na końcu roku podatkowego. Dlatego arkusz nie jest wyłącznie zestawieniem magazynowym. Błędy w liczbie, wycenie albo kompletności danych mogą prowadzić do zakwestionowania rozliczeń podatkowych.
Co musi zawierać arkusz spisu z natury?
Szczegółowe wymogi wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w szczególności z przepisów dotyczących spisu z natury. Forma dokumentu może być papierowa albo elektroniczna, lecz niezależnie od sposobu sporządzenia musi zawierać wymagane informacje.
| Element arkusza | Obowiązkowy | Uwagi |
|---|---|---|
| Nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz adres | Tak | Dane powinny pozwalać jednoznacznie wskazać podmiot, którego dotyczy spis. |
| Data sporządzenia spisu | Tak | Spis odnosi się do stanu majątku na określony dzień. |
| Numer kolejny arkusza lub strony | Tak, gdy dokument ma kilka stron | Numeracja ułatwia kontrolę kompletności dokumentacji. |
| Wykaz składników majątku | Tak | Każdy składnik należy opisać nazwą i właściwą jednostką miary. |
| Ilość, cena jednostkowa i wartość | Tak | Wartość pozycji wynika z przemnożenia ilości przez przyjętą cenę. |
| Łączna wartość spisu | Tak | Należy zsumować wartości wszystkich ujętych pozycji. |
| Informacja o zakończeniu spisu | Tak | Dokument powinien wskazywać, na której pozycji zakończono wykaz. |
| Imiona, nazwiska i podpisy osób sporządzających spis | Tak | Podpisy potwierdzają udział w przeprowadzeniu czynności. |
| Podpis właściciela firmy lub osoby reprezentującej firmę | Tak | Podpis zamyka i zatwierdza dokument. |
W spisie trzeba uwzględnić także towary stanowiące własność podatnika, które w dniu spisu znajdują się poza siedzibą firmy. Należy wykazać również towary obce pozostające w posiadaniu przedsiębiorcy, jeśli przepisy wymagają ich ujęcia w remanencie. Arkusz może zawierać dodatkowe oznaczenia, takie jak indeks magazynowy, numer katalogowy lub kod kreskowy, ale nie zastępują one danych wymaganych przepisami.
Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?
Obowiązek przeprowadzenia spisu zależy od sytuacji przedsiębiorstwa. W typowych przypadkach remanent sporządza się:
- na dzień 1 stycznia, jeżeli jest to dzień otwarcia ksiąg podatkowych,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- w związku z likwidacją działalności,
- w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów albo innych zdarzeń wskazanych w przepisach.
Przed sporządzeniem dokumentu trzeba sprawdzić, jaki termin wynika z konkretnej sytuacji firmy i aktualnego brzmienia przepisów. Nie każda zmiana organizacyjna ma identyczne skutki podatkowe.
Jak poprawnie wypełnić arkusz spisu z natury?
Najbezpieczniej przeprowadzić spis według stałej kolejności. Papierowy formularz i arkusz elektroniczny mogą różnić się wyglądem, ale sposób dokumentowania powinien zapewnić możliwość odtworzenia całej czynności.
- Przygotuj towary i dokument. Uporządkuj miejsca składowania, rozdziel składniki według rodzaju i przygotuj ponumerowane arkusze. Wstrzymaj, na ile to możliwe, przyjęcia i wydania podczas liczenia albo wyraźnie oznacz operacje wykonane w czasie spisu.
- Policz i opisz składniki. Wpisuj nazwę, jednostkę miary oraz faktycznie ustaloną ilość. Nie pomijaj towarów znajdujących się poza siedzibą firmy ani towarów obcych, które pozostają w jej posiadaniu.
- Ustal cenę i wartość pozycji. Zastosuj zasady wyceny wynikające z przepisów o KPiR. Następnie pomnóż ilość przez cenę jednostkową i wpisz wynik przy danej pozycji. Przy nietypowych składnikach lub dużej liczbie pozycji zasady wyceny warto skonsultować z księgowym.
- Zsumuj arkusz i zatwierdź spis. Oblicz łączną wartość, wpisz informację o zakończeniu wykazu, a następnie zbierz podpisy osób sporządzających oraz właściciela lub reprezentanta firmy.
Błędny remanent może zaniżyć albo zawyżyć dochód podatkowy. Braki w dokumentacji, nieuwzględnienie części towarów, nieprawidłowa wycena lub brak podpisów mogą spowodować zakwestionowanie rozliczeń podczas kontroli. Samo użycie arkusza elektronicznego nie usuwa obowiązku sprawdzenia danych. Program może ułatwić liczenie, ale odpowiedzialność za kompletność i prawidłowość spisu pozostaje po stronie przedsiębiorcy.
Co zrobić z dokumentem po zakończeniu spisu?
Arkusz spisu z natury należy przechowywać razem z dokumentacją podatkową. Choć nie przekazuje się go automatycznie do urzędu skarbowego, powinien być dostępny na wypadek kontroli i pozwalać odtworzyć sposób ustalenia wartości remanentu. Dokumentację podatkową co do zasady przechowuje się przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, który w typowej sytuacji wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Przed zamknięciem arkusza sprawdź zgodność sum, numerację stron, datę oraz podpisy. Tak przygotowany dokument stanowi rzetelną podstawę do ujęcia różnic remanentowych w rozliczeniu podatkowym.
Przepisy podatkowe mogą się zmieniać. Przy nietypowej wycenie, zmianach własnościowych, likwidacji działalności lub dużej skali spisu warto zweryfikować aktualne regulacje dotyczące KPiR z księgowym albo doradcą podatkowym.
