Upoważnienie do odbioru dokumentu to pisemne oświadczenie, które pozwala wskazanej osobie odebrać dokument w Twoim imieniu. Powinno zawierać dane obu osób, dokładny opis dokumentu oraz własnoręczny podpis mocodawcy, czyli osoby udzielającej upoważnienia.
Jak przygotować upoważnienie do odbioru dokumentu?
Najpierw ustal, kto odbierze dokument, a następnie sprawdź w urzędzie lub instytucji, czy obowiązuje własny formularz. W przypadku dokumentacji medycznej placówka często udostępnia gotowy druk. Przy sprawach urzędowych treść powinna możliwie dokładnie wskazywać dokument i sprawę, której dotyczy.
- Wybierz zaufaną osobę, która odbierze dokument w Twoim imieniu.
- Zbierz dane swoje i osoby upoważnionej.
- Opisz dokument, podając jego nazwę, numer, sygnaturę lub inne informacje pozwalające go jednoznacznie zidentyfikować.
- Określ zakres upoważnienia, na przykład sam odbiór dokumentu i podpisanie potwierdzenia odbioru.
- Wpisz datę sporządzenia oraz ewentualny termin ważności.
- Podpisz dokument odręcznie i przekaż go osobie upoważnionej.
W treści upoważnienia powinny znaleźć się następujące dane:
- Mocodawca – imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dokumentu tożsamości.
- Pełnomocnik – imię i nazwisko, adres, PESEL oraz numer dokumentu tożsamości.
- Dokument – jego nazwa, numer, sygnatura, data wydania albo inne dane identyfikujące.
- Miejsce odbioru – nazwa urzędu, placówki lub innej instytucji.
- Zakres czynności – informacja, że osoba może odebrać konkretny dokument w Twoim imieniu.
- Data i termin ważności – jeśli upoważnienie ma obowiązywać tylko w określonym czasie.
Dokument może być napisany odręcznie albo przygotowany na komputerze i wydrukowany. W obu przypadkach potrzebny jest własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia, czyli podpis „na mokro”. Sama pieczątka, skan podpisu lub wpisanie imienia i nazwiska na komputerze może nie wystarczyć.
Wzór upoważnienia do odbioru dokumentu
Poniższy wzór możesz skopiować i uzupełnić. Przed przekazaniem go do urzędu sprawdź, czy dana instytucja nie wymaga własnego formularza.
UPOWAŻNIENIE DO ODBIORU DOKUMENTU
Ja, [imię i nazwisko mocodawcy], zamieszkały/a przy [adres], PESEL: [numer PESEL], legitymujący/a się dokumentem tożsamości nr [numer dowodu osobistego lub innego dokumentu], upoważniam
[imię i nazwisko osoby upoważnionej], zamieszkałego/ą przy [adres], PESEL: [numer PESEL], legitymującego/ą się dokumentem tożsamości nr [numer dowodu osobistego lub innego dokumentu],
do odbioru w moim imieniu następującego dokumentu:
[dokładna nazwa dokumentu, numer, sygnatura lub inne dane identyfikujące]
Dokument zostanie odebrany w [nazwa urzędu lub instytucji].
Upoważnienie obejmuje odbiór wskazanego dokumentu oraz podpisanie potwierdzenia jego odbioru, jeżeli będzie to wymagane.
Upoważnienie jest ważne [jednorazowo / od dnia [data] do dnia [data]].
[miejscowość], [data]
[własnoręczny podpis mocodawcy]
Upoważnienie zwykłe a pełnomocnictwo szczególne
W prostych sprawach wystarczające może być pisemne upoważnienie dotyczące odbioru konkretnego dokumentu. Urząd może jednak wymagać pełnomocnictwa szczególnego, czyli pisma, które dokładnie wskazuje sprawę i zakres działania pełnomocnika.
Nie należy utożsamiać takiego dokumentu z pełnomocnictwem notarialnym. Forma notarialna jest potrzebna tylko wtedy, gdy wymagają jej przepisy albo konkretna czynność prawna. Przy odbiorze dokumentu urząd powinien wskazać, czy wystarczy zwykłe upoważnienie, czy potrzebny jest inny rodzaj pełnomocnictwa.
Co sprawdzić przed wizytą w urzędzie?
Przed przekazaniem dokumentu osobie upoważnionej sprawdź poniższe elementy:
- Podpis mocodawcy został złożony odręcznie na papierowym dokumencie.
- Dane obu osób są zgodne z ich dokumentami tożsamości.
- Nazwa, numer lub sygnatura odbieranego dokumentu zostały podane wystarczająco dokładnie.
- Osoba upoważniona ma przy sobie własny dokument tożsamości.
- Urząd lub placówka nie wymaga własnego formularza albo dodatkowego dokumentu.
- Sprawdzono, czy dana czynność nie wymaga pełnomocnictwa szczególnego lub notarialnego.
Tak przygotowane upoważnienie ogranicza ryzyko odmowy wydania dokumentu. Najczęstsze problemy wynikają z braku odręcznego podpisu, niezgodnych danych albo zbyt ogólnego opisu dokumentu.
