Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Nie są to dodatkowe dni wolne. Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, a jego podstawą prawną jest art. 167² Kodeksu pracy.

Szybka odpowiedź: limit wynosi 4 dni w roku, urlop jest płatny jak zwykły urlop wypoczynkowy, a żądanie trzeba zgłosić najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w dniu, którego dotyczy. Samo zgłoszenie nie pozwala jednak rozpocząć nieobecności bez zgody pracodawcy.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?

Pracownik może wykorzystać do 4 dni urlopu na żądanie w jednym roku kalendarzowym. Limit jest taki sam dla osoby uprawnionej do 20 dni urlopu wypoczynkowego oraz dla pracownika, któremu przysługuje 26 dni urlopu. Wykorzystanie urlopu na żądanie pomniejsza więc ogólną pulę urlopu wypoczynkowego.

Urlop można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na kilka terminów, na przykład wziąć jeden dzień cztery razy. Limit nie odnawia się przy zmianie pracodawcy. Jeżeli pracownik wykorzystał dwa dni u poprzedniego pracodawcy, u kolejnego może wykorzystać w tym samym roku najwyżej dwa pozostałe.

Także zatrudnienie na część etatu nie zmniejsza limitu do dwóch dni. Pracownik na pół etatu ma nadal prawo do maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie, ale urlop rozlicza się w godzinach odpowiadających jego grafikowi. Dzień pracy trwający 4 godziny pomniejszy pulę urlopową o 4 godziny, a nie o 8.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego, w tym z wyroku z 15 listopada 2006 r., sygn. I PK 128/06, wynika, że pracownik powinien zrobić to przed przewidywaną godziną rozpoczęcia pracy zgodnie z grafikiem. Jeżeli praca zaczyna się o 8:00, zgłoszenie powinno nastąpić przed tą godziną.

Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Może to być wiadomość e-mail, telefon, SMS, system kadrowy albo forma papierowa, o ile regulamin pracy nie określa konkretnej procedury. Dla celów dowodowych najlepiej skorzystać z kanału, który pozostawia potwierdzenie wysłania i odbioru.

W zgłoszeniu wystarczy wskazać, że chodzi o urlop na żądanie, oraz podać dzień lub dni nieobecności. Pracownik nie musi wyjaśniać przyczyny. Należy jednak odróżnić zgłoszenie żądania od udzielenia urlopu. Pracownik powinien zastosować się do następujących zasad:

• Zgłoś urlop najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed planowaną godziną pracy.
• Wskaż konkretny dzień albo okres, którego dotyczy nieobecność.
• Nie musisz podawać powodu skorzystania z urlopu.
• Przed rozpoczęciem nieobecności uzyskaj zgodę pracodawcy lub osoby uprawnionej do udzielania urlopów.

Urlop na żądanie jest płatny. Za jego czas pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego obliczanego na zasadach dotyczących zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Czy pracodawca może odmówić?

Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie, ale ten obowiązek nie jest bezwzględny. Sąd Najwyższy wskazał w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, że odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, gdy ważny interes zakładu pracy wymaga obecności pracownika.

Odmowa może wchodzić w grę zwłaszcza wtedy, gdy nieobecność realnie zagrozi funkcjonowaniu firmy lub bezpieczeństwu pracy. Przykładowe sytuacje to:

• awaria wymagająca obecności pracownika posiadającego określone kwalifikacje;
• brak możliwości zapewnienia zastępstwa na stanowisku ważnym dla bezpieczeństwa lub ciągłości pracy;
• ryzyko poważnych zakłóceń albo szkody dla zakładu pracy;
• jednoczesne żądanie wolnego przez dużą grupę pracowników, wskazujące na próbę zbiorowego powstrzymania się od pracy.

Sama niedogodność organizacyjna nie powinna automatycznie uzasadniać odmowy. Pracodawca musi ocenić konkretną sytuację. Pracownik nie powinien jednak samodzielnie rozpoczynać wolnego wyłącznie dlatego, że wysłał wniosek. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność, a w poważnych przypadkach za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Niewykorzystane dni nie zwiększają limitu w kolejnym roku. Pozostają częścią niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego i mogą przejść na następny rok jako zwykły urlop zaległy, ale tracą szczególny status urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie a siła wyższa

Urlop na żądanie i zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej to dwa odrębne uprawnienia. Nie należy ich łączyć ani traktować zamiennie.

Najważniejsza zasada jest prosta: urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni z puli urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowy urlop. Trzeba zgłosić go przed rozpoczęciem pracy i uzyskać zgodę pracodawcy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących konkretnego stosunku pracy warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy.