Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Wynika to z art. 168 Kodeksu pracy. Po tej dacie urlop nie przepada automatycznie, ale pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin jego wykorzystania.
Co oznacza termin 30 września?
Termin dotyczy urlopu, którego nie udało się wykorzystać w roku, za który przysługiwał. Przykładowo, zaległe dni urlopowe za 2025 rok powinny zostać udzielone najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Nie trzeba zakończyć całego urlopu przed 30 września. Wystarczy, że zaległy urlop rozpocznie się najpóźniej tego dnia. Jeżeli pracownik ma kilka dni wolnego i zacznie urlop 30 września, może zakończyć go już w październiku. Urlopu udziela się jednak w dniach pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika.
| Wydarzenie | Termin | Uwagi |
|---|---|---|
| Urlop bieżący | Do końca roku kalendarzowego | Dotyczy urlopu za rok, w którym pracownik nabył do niego prawo. |
| Urlop zaległy | Najpóźniej do 30 września następnego roku | Urlop powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września. |
| Roszczenie o udzielenie urlopu | Co do zasady 3 lata | Termin przedawnienia wynika z art. 291 Kodeksu pracy i liczy się od wymagalności roszczenia. |
30 września nie jest datą automatycznego przepadku urlopu. To termin, do którego pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Jeżeli urlop nie został wykorzystany, pracownik nadal może mieć prawo do jego udzielenia, ale nie może odkładać sprawy bez końca. Po upływie terminu przedawnienia roszczenie może zostać skutecznie podniesione przez pracodawcę jako przedawnione.
Czy pracodawca może narzucić termin zaległego urlopu?
Tak. Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, także bez zgody pracownika. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy, między innymi w wyroku z 7 maja 2008 roku, sygn. akt II PK 313/07. Z art. 168 Kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy udzielenia zaległego urlopu w ustawowym terminie, dlatego zgoda pracownika na sam fakt udzielenia tego urlopu nie jest konieczna.
W praktyce pracodawca powinien wcześniej poinformować pracownika o zaległych dniach i ustalić termin z uwzględnieniem organizacji pracy. Plan urlopów albo uzgodnienia dokonywane z pracownikami pomagają zapobiec sytuacji, w której zaległy urlop zostaje na wrzesień. Jeżeli jednak pracownik nie wykorzysta go z własnej inicjatywy, pracodawca może wyznaczyć termin, aby wykonać swój ustawowy obowiązek.
Po 30 września pracownik nie traci automatycznie urlopu, ale może stracić możliwość swobodnego wyboru terminu jego wykorzystania.
Wyjątkiem są sytuacje, w których wykorzystanie urlopu w terminie było niemożliwe z przyczyn przewidzianych w przepisach, na przykład z powodu choroby pracownika albo urlopu macierzyńskiego. W takich przypadkach termin udzielenia urlopu może ulec przesunięciu, a ocena odpowiedzialności pracodawcy zależy od konkretnych okoliczności.
Jakie są konsekwencje niewykorzystania zaległego urlopu?
Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w terminie może być wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Odpowiedzialność dotyczy pracodawcy, jeżeli to z jego winy urlop nie został udzielony. Najważniejsze konsekwencje to:
- Wykroczenie przeciwko prawom pracownika – nieudzielenie urlopu lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru może naruszać przepisy Kodeksu pracy.
- Kara grzywny – pracodawcy może grozić grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.
- Przedawnienie roszczenia – roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia wymagalności.
- Brak możliwości zamiany urlopu na pieniądze w trakcie zatrudnienia – ekwiwalent pieniężny przysługuje zasadniczo dopiero przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy.
Trzyletni termin przedawnienia nie jest tym samym co termin 30 września. Pierwszy wyznacza granicę dochodzenia roszczeń, a drugi określa, do kiedy pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Bieg przedawnienia może zostać zawieszony lub jego rozpoczęcie może zostać przesunięte w przypadkach wskazanych w przepisach.
Co zrobić z zaległym urlopem?
Najbezpieczniej ustalić termin z pracodawcą odpowiednio wcześniej i w pierwszej kolejności zaplanować dni zaległe, a dopiero potem urlop bieżący. Jeżeli pracodawca odmawia udzielenia urlopu mimo braku przeszkód po stronie pracownika, można zwrócić się do działu kadr, Państwowej Inspekcji Pracy albo specjalisty z zakresu prawa pracy.
Zaległy urlop należy więc rozpocząć najpóźniej 30 września następnego roku. Po tej dacie nie przepada on automatycznie, lecz pracodawca może wyznaczyć termin wypoczynku bez uzyskiwania zgody pracownika. Roszczenie o udzielenie urlopu podlega natomiast co do zasady trzyletniemu przedawnieniu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego urlopu, przedawnienia lub ekwiwalentu warto skonsultować sprawę z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
